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Traitement des données personnelles
CE Sopra Banking

 

Le CE Sopra Banking est responsable de la collecte et du traitement des données personnelles.

 

 

 

Quelles données recueille votre CE ?

 

Le CE Sopra Banking peut recueillir directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise, données à caractère personnel.

Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les différentes catégories de données collectées sont les suivantes :

  • Etat Civil des salariés (Nom, Prénom et Date de Naissance)
  • Etat Civil des Enfants & Conjoints (Nom, Prénom et Date de Naissance)
  • Matricule
  • Coordonnées postales
  • Coordonnées emails (personnel, professionnel)
  • Situation dans l’entreprise (service, site de travail, date d’entrée, date de sortie, ancienneté, type de contrat)
  • Situation Familiale
  • Avis d’imposition (L 14)
  • Coordonnées bancaires, mandat SEPA
  • Justificatifs (certificats de naissance, de mariage, etc…)
  • Justificatifs nécessaires aux remboursements

Que faisons-nous de ces données ?

 

Finalité des données collectées

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CE Sopra Banking, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CE.

Ces traitements sont indispensables au regard des finalités de :

  • Gestion administrative : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ou mails ;
  • Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales

Durée de conservation


Le CE doit supprimer de ses outils toutes les informations qui ne lui sont pas utiles pour la gestion des ASC. Cependant, il doit conserver les informations comptables pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours. 

Il doit aussi conserver toutes les données des subventions versées et leurs justificatifs pendant une durée de 3 ans en cas de contrôle URSSAF.

Concernant les données que le CE possède depuis plusieurs années : si un bénéficiaire qui a déjà profité d’avantages CE s’oppose après l’envoi d’un mail d’information, le CE ne traite plus ses données mais est obligé de les conserver pour des obligations légales. Ainsi, un bénéficiaire qui ne donnerait pas son consentement au CE, ne peut pas exiger la suppression de toutes ces données car le CE doit conserver pour des raisons légales certaines informations.


Les données conservées dans l’outil sont donc :

-         Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 3 ans
-         Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours
-         Toutes les données utiles pour la gestion des ASC à un instant donné (infos OD et AD, historique des consommations si gestion des priorités)


Les autres données doivent être supprimées au fur et à mesure car inutiles.

 

Vers quels destinataires ?

Pour les prestations CESU, ANCV, prestataire Chèques-cadeaux, Plateforme de loisirs en ligne interfacée avec la suite logicielle du CE, Voyagistes, prestataires sorties à thème, prestataire spectacle de NOËL, Locations, Week-end fédérateur, Banque du CE, , le CE Sopra Banking est amené à transmettre un fichier (ou une liste) contenant les Données Personnelles nécessaires à l'établissement d'une commande nominative ou une liste de participants.

La banque du CE reçoit également des données personnelles des bénéficiaires.

 

Quelle sécurité pour vos données

Nous avons défini des mesures techniques et organisationnelles permettant de protéger vos données de façon appropriée selon leur nature, l’étendue du traitement et leur accessibilité. Il s’agit par exemple du chiffrement des données et des documents, de la gestion de droits d’accès, de flux sécurisés...

Le respect de la sécurité et de la protection de vos données s’impose à l’ensemble des collaborateurs et élus du CE Sopra Banking ainsi qu’à nos prestataires.

Quels sont vos droits ?

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données à caractère personnel vous concernant, leur rectification, leur effacement dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos données à caractère personnel et du droit à leur portabilité, dans les conditions fixées par la Réglementation.

En pareil cas et en conséquence de la suppression des Données Personnelles nécessaires à leur fonctionnement, certains services ne seront plus accessibles et ce, sans que la responsabilité de votre Comité d’Entreprise puisse être engagée.

 

 

Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

 

Modalités d’exercice

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en vous rendant dans votre espace client dans la rubrique "Utilisation de vos données personnelles".
Vous pouvez également envoyer un courrier postal à :

SOPRA BANKING SOFTWARE
47 RUE CHRISTIAN HUYGENS
37073 TOURS CEDEX 2

Vous devrez fournir vos nom, prénom, numéro d’appel ainsi qu’une copie d’une pièce d’identité. Si vous n’êtes pas satisfait de nos échanges, vous avez la possibilité de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’adresse suivante :

  • CNIL
    3 place de Fontenoy
    TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07

 

En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

SOPRA BANKING SOFTWARE
47 RUE CHRISTIAN HUYGENS
37073 TOURS CEDEX 2

Cette adresse ne peut être utilisée pour l’exercice de vos droits (Veuillez-vous reporter au chapitre "A propos de vos droits").

Nous sommes susceptibles de faire évoluer la présente politique de protection des données à caractère personnel qui s’applique à compter du 25 mai 2018.